关于做好校友信息收集工作的通知
各系校友分会：
根据学院11月1日召开的校友会工作会议精神，建立完善各地校友会组织和加强与校友的联系与沟通是近期校友会的重要工作之一，为做好此项工作，进一步加强校友之间、校友和学校之间联络，现将有关校友信息收集工作通知如下：
一、目的意义。
要充分认识校友信息收集工作的重要性。 校友会工作是一项系统和长期的工作，校友信息收集则是做好校友工作的关键和基础。各系校友分会、各地校友会要做校友信息收集的有心人，通过各种渠道收集整理校友信息，建立并及时更新校友信息库，及时了解校友动态，不断提高为校友服务的质量。
二、内容和方式。
1、主要内容：校友的基本信息，包括姓名、性别、所在班级、专业、工作单位及职务职称、详细通讯地址、邮编、联系电话、电子邮箱等，详见《合肥师范学院校友信息登记表》（附件）。
2、收集方式：
（1）由院校友会秘书处牵头，汇总整理核实各地校友会信息，编印《合肥师范学院校友联谊会组织机构通讯录》。
（2）由各系校友分会牵头，指导协助对口联系的地市校友会，在全面收集校友信息的基础上，编印《合肥师范学院各地校友通讯录》。
三、有关要求。
1、各系校友分会负责人要高度重视此项工作，广泛发动本系教职工，同时主动联系对口地市，全面梳理，认真核实，确保校友信息材料收集的全面、详实、准确，于2011年12月30日前将填好的《合肥师范学院校友信息登记表》电子版报送院校友会秘书处（邮箱：xyh@hftct.edu.cn）。
2、认真遵守时间节点，2011年11月底前院校友会秘书处完成各地校友会副秘书长以上校友信息的收集、补充、整理工作，12月底之前各系校友分会协助对口各地校友会基本完成校友信息收集，并做好各地校友通讯录编印的前期准备工作。
3、要把收集校友信息与开展校友活动紧密结合，各系校友分会要组织人员赴各地校友会，实地进行指导，推动校友活动开展，进一步促进校友之间的联系与交流。
4、加大工作力度，切实保证质量。各系收集校友信息时，一要有足够的数量，二各项信息力求准确，三要努力使杰出、知名校友尽量不要遗漏，全面提高信息收集的质量。
院校友会对这次校友信息收集工作情况将进行通报，并作为各系校友工作年终评比的重要依据之一。
特此通知
合肥师范学院校友会
二〇一一年十一月十日
抄送各地校友会
